祝賀会の招待状に返信するときのマナー集!返信ハガキの書き方は?

社会人になると、記念日や卒業式などの節目に祝賀会に誘われる機会が増えます。招待状は、友人や取引先からの正式なお誘いです。マナーに則ったスマートな返信をするよう努めましょう。 今回は、祝賀会の招待状を受け取ったときのマナーや、返信時のメッセージ文例をご紹介します。あわせて、祝賀会を欠席するときの対処法も解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。


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祝賀会の招待状に返信するときのマナー


祝賀会とは、お祝いごとがあるときに開かれるパーティーです。懇親会、親睦会、企業の創立記念式典などがあります。

祝賀会の招待状に返信するときに守るべきマナーからみていきましょう。

1.早めの返信を心がける

祝賀会の招待状を受け取ったときは、早めに返信するのが肝心です。返済期限にかかわらず、できれば2~3日以内、遅くとも1週間以内には出欠席の返信をしましょう。早めに返信したほうがお祝いの気持ちが伝わります。

主催者としては、会の食事や飲み物を用意する都合上、早めに出席人数を把握したいのが本音でしょう。最低でも、開催の1ヶ月前には返信することをおすすめします。

2.毛筆や万年筆を使って書く

正式な招待状には、毛筆か万年筆、筆ペンを使って、丁寧に返信を書くのが基本です。黒インク以外のペンや鉛筆、シャープペンシルを使うのはNGですので、気をつけましょう。

社会人になると万年筆や筆を使う機会も増えるので、普段から書き方を練習しておくと良いかもしれません。

3.同封のハガキを使って返信する

招待状の返信は、同封されたハガキを使うのが原則です。事前に電話やメールでお誘いがあっても、それは正式なものではありません。後日書面で招待されたら、決まった書式で出欠席の連絡をするのがマナーです。

主催者が用意したものとは別のハガキを使うと、事務作業に手間をかけさせてしまう可能性があるため、気をつけてください。

4.お祝いやお詫びの言葉を添える

出欠席に丸印をつけるだけでなく、余白部分にお祝いのメッセージをつづるのがマナーです。祝賀会を開催するお祝いや招待の御礼、ますますの発展を祈念する言葉を入れると、誠意が伝わるでしょう。

欠席する場合は、お祝いのメッセージに加えてお詫びの言葉を添えます。返送用のハガキやメールで済ませるのではなく、後日改めてお詫びの電話を入れるとより丁寧です。

5.すぐに返信できない場合は連絡を入れる

先の予定が定まらず返事が遅れる場合は、ひとまずその旨を連絡しましょう。返信を先延ばしにすると主催者側の準備が滞るため、返事がいつごろになるか説明して、了解をもらうのがマナーです。

予定の見通しが立たず、間際まで返事ができそうにない場合は、招待を辞退しましょう。祝賀会を欠席するより、当日になって穴を開けるほうが失礼にあたります。あいまいな言葉で先延ばしにすると主催者に負担をかけるので、早めに判断するのが好ましいです。

祝賀会の招待状に返信するときの書き方

引き続き、招待状の返信ハガキの書き方をみていきましょう。

文書でのやり取りは、お互いの感情が読み取りにくいのがネックです。あとからフォローがしにくいため、マナーに則って作成しましょう。

表書き

返信用ハガキの表面には、主催者側で住所と名前が記入してあります。招待客の立場を尊重した記載をしているため、氏名の下にある「行」を二重線で消して宛名を書き換えるのが原則です。

返信先が個人名なら「様」を、会社や団体宛なら「御中」に修正してください。

裏書き

返信用ハガキの裏面は、まず、名前の記入欄に付いている「御」と「御芳」を二重線で削除します。

あとは参加の意向にあわせて、「出席」「欠席」のどちらかを丸で囲みましょう。出欠席の後ろに「させていただきます」と付け加えておくと、より丁寧な印象を与えられます。

自分の住所と名前は、丁寧に所定の欄に記入しましょう。空いたスペースにお祝いのメッセージをいれれば完成です。できあがったら早めに郵送しましょう。

祝賀会の招待状の返信ハガキに書くメッセージ例

招待状の返信ハガキに添える、メッセージの文例もみていきましょう。

ハガキの余白部分は、それほど多くはありません。内容をたくさん盛り込むより、すっきり、見やすくまとめるのがポイントです。

出席するとき

参加する場合は祝賀会当日に改めてお祝いを伝えられるため、返信では丁寧な言葉で、短くまとめると良いでしょう。親しい友人や親戚が相手なら、少しくだけた文体のほうが親しみやすくなります。

・このたびは、〇〇おめでとうございます。喜んで出席させていただきます。

・おめでとうございます。当日お会いできるのを楽しみにしています

欠席するとき

欠席の場合は、お祝いのメッセージ、招待の御礼、欠席の説明に加えて、相手をねぎらう言葉や発展をお祈りするメッセージを入れるときれいにまとまります。

欠席の理由は書いたほうが理解を得やすいものの、弔事が理由だとお祝いに水を差す可能性があります。「所用で」程度にとどめたほうがスマートでしょう。

・このたびは、まことにおめでとうございます。お招きいただきありがとうございます。申し訳ありません、当日は〇〇のため、欠席させていただきます。皆さまによろしくお伝えください。

・〇〇おめでとうございます。せっかくお招きいただいたのですが、当日は諸事情により出席が難しい状況にあります。〇〇様のさらなるご発展を、心よりお祈り申し上げます。

祝賀会に欠席する場合もお祝いの気持ちを伝えよう!

事情があって祝賀会を欠席する場合も、お祝いの気持ちを伝える方法があります。ここからは、欠席した場合のお祝いについてご紹介します。

祝賀会前日までに祝電を送る

お祝いの電報は、祝賀会前日までに贈るのがマナーです。お祝いのメッセージはメールでも送れるものの、電報は台紙が付いて招待客に披露できるため、祝賀会に華をもたせられます。

祝電はインターネットを使って簡単に申し込みができ、料金や台紙、到着日なども選べます。開くと仕掛けや音楽が流れるものや、高級感のある台紙を使うと、華やかさを演出できるでしょう。

ぬいぐるみやお酒などのセットもあるので、相手の方の好みにあわせて選んでください。

会場に華やかなお花を贈る

フラワーギフトは会場が華やかになるため、祝賀会のお祝いにぴったりです。衛生面や広さの都合で生花のギフトを受け入れていない会場もあるので、設置可能なサイズ、受け取り可能な時間帯を会場に確認してから贈りましょう。

一般的に、会場入り口やホールには高さのあるフラワースタンド、受付や会場内部にはフラワーアレジメントや植木鉢が良く合います。なかでも、華やかな胡蝶蘭が定番です。

ビジネスシーンで胡蝶蘭を贈る方法については、以下の記事で解説しています。合わせて参考にしてください。
ビジネスシーンでの贈り物なら胡蝶蘭がベスト!選び方やマナーを解説

祝賀会のフラワーギフトなら「京都花室 おむろ」を利用しよう

世界遺産 仁和寺門前の御室で創業65年以上の歴史と実績を誇る京都花室 おむろ」では、祝賀会を盛り上げるのにふさわしい胡蝶蘭やフラワーギフトをご用意しています。

胡蝶蘭の専門店として、産地直送の新鮮で高品質な胡蝶蘭をお届けしています。こだわりのラッピングや立札などのカスタマイズ注文にも対応しているため、祝賀会を華やかに盛り上げるフラワーギフトになるでしょう。

また、胡蝶蘭と立札の写真を確認できる 「写真報告サービス」も利用可能です。祝賀会を欠席して胡蝶蘭の状態を確認できないときも安心なので、どうぞお気軽にご相談ください。

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まとめ

祝賀会は、華やかなお祝いの場です。良い関係を長く維持するためにも、友人や取引先から招待状を受け取ったときは丁寧な返信を心掛けましょう。

当日都合がつかず祝賀会に出席できなくても、祝電やフラワーギフトを贈ればお祝いの場を華やかに盛り上げるお手伝いができます。縁起が良く、花姿が美しい胡蝶蘭を贈って、心からの気持ちを伝えましょう。